Whistleblowing Policy
1- Scopo e Principi Generali
Alfa Soft S.r.l. (di seguito anche la “Società”) dichiara il proprio impegno a garantire la tutela delle persone che, nell’ambito del proprio contesto lavorativo, segnalano violazioni rientranti nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, recante attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.
La Società incoraggia le segnalazioni effettuate in buona fede e con ragionevoli motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere, relative a violazioni o condotte illecite rientranti nell’ambito di applicazione della normativa vigente in materia di whistleblowing.
La Società promuove una cultura aziendale fondata su integrità, trasparenza, correttezza e responsabilità e ritiene che la possibilità di segnalare eventuali violazioni in modo sicuro e riservato costituisca uno strumento importante per la tutela dell’integrità aziendale e dell’interesse pubblico.
2- Ambito Delle Segnalazioni
Le segnalazioni effettuate nell’ambito della presente Policy riguardano le violazioni rientranti nell’ambito di applicazione del D.Lgs. n. 24/2023 e della normativa applicabile in materia di whistleblowing.
A titolo esemplificativo, possono costituire oggetto di segnalazione, ove rientranti nell’ambito di applicazione della normativa:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società, ove applicabile;
- violazioni della normativa dell’Unione Europea o nazionale nei settori espressamente previsti dalla normativa sul whistleblowing;
- condotte che possano arrecare un pregiudizio all’interesse pubblico o all’integrità della Società, nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa vigente.
Non rientrano nell’ambito del whistleblowing, salvo che ricorrano le specifiche condizioni previste dalla normativa, le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate esclusivamente a interessi di carattere personale del segnalante o a rapporti individuali di lavoro.
Eventuali segnalazioni relative a molestie, molestie sessuali, violenza di genere, discriminazioni o altre problematiche di natura esclusivamente organizzativa o personale devono essere indirizzate attraverso gli specifici canali aziendali previsti dalla relativa Politica o procedura.
3- Soggetti Tutelati
La tutela prevista dalla normativa sul whistleblowing si applica ai soggetti individuati dal D.Lgs. n. 24/2023, nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa vigente.
A titolo esemplificativo, possono rientrare tra i soggetti tutelati:
- lavoratori dipendenti;
- lavoratori autonomi e collaboratori;
- liberi professionisti e consulenti;
- volontari e tirocinanti;
- azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
- persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori.
Le tutele previste dalla normativa possono applicarsi, nei casi e alle condizioni previste dalla legge, anche a soggetti diversi dal segnalante direttamente coinvolti o collegati alla segnalazione.
4- Canale Interno Di Segnalazione
La Società ha predisposto un canale interno di segnalazione accessibile attraverso il seguente sito:
https://whistleblowing.alfasoft.it/
Il canale consente di trasmettere segnalazioni secondo modalità finalizzate a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e delle persone eventualmente menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, nel rispetto della normativa applicabile.
Le modalità operative di presentazione e gestione delle segnalazioni sono descritte nella specifica Procedura per la gestione delle segnalazioni whistleblowing, disponibile sul medesimo sito.
La Società assicura che il canale interno sia gestito nel rispetto dei requisiti di riservatezza, autonomia e imparzialità previsti dalla normativa applicabile.
5- Gestione Del Canale Interno
La Società ha organizzato internamente le attività di ricezione e gestione delle segnalazioni.
La gestione del canale interno è affidata all’Ufficio HR, individuato quale funzione aziendale incaricata della ricezione e della gestione delle segnalazioni whistleblowing.
L’Ufficio HR svolge tale attività nel rispetto dei principi di autonomia, imparzialità e riservatezza richiesti dalla normativa applicabile.
Il personale dell’Ufficio HR coinvolto nella gestione delle segnalazioni deve essere adeguatamente formato in materia di whistleblowing, gestione delle segnalazioni e tutela della riservatezza.
Qualora una segnalazione riguardi direttamente una persona appartenente all’Ufficio HR o sussista una situazione di conflitto di interesse che possa compromettere l’imparzialità della gestione, la segnalazione viene affidata a un soggetto idoneo e imparziale, individuato dalla Società in relazione alle circostanze del caso.
6- Tutela Della Riservatezza
La Società garantisce la tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante e delle altre persone tutelate dalla normativa, nei limiti e alle condizioni previste dal D.Lgs. n. 24/2023.
La tutela della riservatezza riguarda non solo l’identità del segnalante, ma anche ogni altro elemento della segnalazione dal quale tale identità possa essere ricavata, direttamente o indirettamente.
La riservatezza è inoltre garantita, nei limiti previsti dalla normativa, con riferimento all’identità della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione.
Le informazioni relative alle segnalazioni sono accessibili esclusivamente alle persone autorizzate e coinvolte nella gestione della segnalazione in relazione alle rispettive competenze.
7- Divieto Di Ritorsione
La Società non tollera alcuna forma di ritorsione, anche solo tentata o minacciata, nei confronti del segnalante o degli altri soggetti tutelati dalla normativa, in conseguenza della segnalazione effettuata nel rispetto delle condizioni previste dalla legge.
La Società adotta le misure necessarie per garantire la tutela prevista dalla normativa vigente e per prevenire comportamenti ritorsivi o discriminatori collegati alla segnalazione.
Le eventuali ritorsioni possono essere comunicate ad ANAC secondo le modalità previste dalla normativa vigente.
8- Gestione Della Segnalazione
Le segnalazioni sono gestite secondo quanto previsto dalla specifica Procedura per la gestione delle segnalazioni whistleblowing adottata dalla Società.
Il soggetto incaricato della gestione del canale:
- rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione nei termini previsti dalla normativa;
- mantiene, ove necessario, le interlocuzioni con la persona segnalante;
- valuta la segnalazione e svolge le attività di approfondimento necessarie;
- fornisce un riscontro alla persona segnalante nei termini e nei limiti previsti dalla normativa.
Le attività di gestione e approfondimento sono svolte nel rispetto dei principi di imparzialità, riservatezza e proporzionalità.
9- Protezione Dei Dati Personali
Il trattamento dei dati personali connesso alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è effettuato nel rispetto della normativa europea e nazionale in materia di protezione dei dati personali.
La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati e limita l’accesso alle informazioni alle sole persone autorizzate e competenti.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque nei limiti temporali previsti dalla normativa applicabile.
Per ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali connesso alla gestione delle segnalazioni, la persona interessata può consultare l’apposita informativa privacy disponibile attraverso il canale whistleblowing.
10- Canali Esterni E Altre Modalità Di Segnalazione
La normativa prevede, al ricorrere delle specifiche condizioni stabilite dalla legge, la possibilità di effettuare una segnalazione esterna attraverso il canale messo a disposizione dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).
La segnalazione esterna può essere effettuata nei casi e secondo le modalità previste dal D.Lgs. n. 24/2023.
Restano inoltre ferme, ove ne ricorrano i presupposti, le possibilità di rivolgersi alle autorità competenti per la presentazione di denunce o di effettuare divulgazioni pubbliche nei casi previsti dalla normativa vigente.
11- Diffusione E formazione
La Società assicura la diffusione della presente Policy e della procedura di gestione delle segnalazioni attraverso modalità idonee a garantirne la conoscibilità da parte dei soggetti interessati.
La Società promuove inoltre attività di informazione e formazione rivolte al personale coinvolto nella gestione delle segnalazioni, con particolare riferimento ai principi di riservatezza, imparzialità, autonomia e protezione dei dati personali.
12- Aggiornamento Della Policy
La presente Policy è sottoposta a verifica periodica e viene aggiornata, ove necessario, in relazione all’evoluzione della normativa applicabile, alle indicazioni delle autorità competenti e alle eventuali modifiche organizzative o procedurali adottate dalla Società.
La Policy e la relativa procedura sono rese disponibili e aggiornate attraverso i canali aziendali individuati dalla Società.
13- Impegno Della Società
La Società incoraggia i propri dipendenti e tutti i soggetti che rientrano nell’ambito di applicazione della normativa a utilizzare il canale interno di segnalazione quando vengano a conoscenza di violazioni rientranti nell’ambito del whistleblowing.
La Società ritiene che la possibilità di segnalare eventuali violazioni in modo sicuro e riservato contribuisca alla tutela dell’integrità aziendale, alla prevenzione di comportamenti illeciti e alla promozione di una cultura organizzativa fondata su trasparenza, correttezza e responsabilità.
La collaborazione e la fiducia reciproca costituiscono elementi fondamentali per favorire un ambiente di lavoro integro e responsabile e per sostenere una crescita aziendale continua e sostenibile.