Documento aggiornato il 31 luglio 2026

1- Riferimenti normativi

La disciplina del whistleblowing è stata introdotta e progressivamente sviluppata nell’ordinamento italiano attraverso specifici interventi normativi, tra cui la Legge n. 179/2017.

La disciplina attualmente applicabile è contenuta principalmente nel Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

Il D.Lgs. n. 24/2023 disciplina, tra l’altro:

i soggetti che possono effettuare segnalazioni;
l’ambito delle violazioni che possono essere oggetto di segnalazione;
i canali di segnalazione interna ed esterna;
le modalità di gestione delle segnalazioni;
la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;
il divieto di ritorsione;
le condizioni per l’accesso ai canali esterni e per la divulgazione pubblica;
le sanzioni applicabili in caso di violazione delle disposizioni normative.

La presente procedura è adottata dalla Società in conformità alla normativa vigente e alle indicazioni delle autorità competenti.

2- Chi può effettuare una segnalazione

La procedura è rivolta alle persone fisiche che, nel contesto lavorativo della Società o in relazione alle attività svolte per conto della Società, vengano a conoscenza di informazioni relative a violazioni rientranti nell’ambito di applicazione della normativa sul whistleblowing.

Possono effettuare una segnalazione, nei limiti e alle condizioni previste dal D.Lgs. n. 24/2023:

dipendenti;
lavoratori autonomi e collaboratori;
liberi professionisti e consulenti;
volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
fornitori, subfornitori e persone che operano presso tali soggetti;
azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori;
persone il cui rapporto giuridico con la Società non sia ancora iniziato, quando le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
ex dipendenti, ex collaboratori e altre persone il cui rapporto con la Società sia cessato.

La tutela prevista dalla normativa può estendersi, nei casi e alle condizioni previste dalla legge, anche ai soggetti che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, ai cosiddetti facilitatori, nonché ad altri soggetti specificamente individuati dalla normativa.

3- Cosa può essere segnalato

Possono essere oggetto di segnalazione le informazioni, compresi i fondati sospetti, relative a violazioni rientranti nell’ambito di applicazione del D.Lgs. n. 24/2023, di cui la persona segnalante sia venuta a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni devono essere sufficientemente circostanziate e contenere, per quanto possibile, elementi utili a consentire una valutazione dei fatti segnalati.

Non è richiesto alla persona segnalante di dimostrare in modo completo la commissione di un illecito né di svolgere attività investigative autonome. È sufficiente che, al momento della segnalazione, disponga di fondati motivi per ritenere che le informazioni siano veritiere e rientrino nell’ambito di applicazione della normativa.

A titolo esemplificativo, possono essere segnalate:

violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea rientranti nell’ambito previsto dal D.Lgs. n. 24/2023;
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali nei casi previsti dalla normativa;
violazioni rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società, ove applicabile;
violazioni nei settori espressamente individuati dalla normativa europea e nazionale sul whistleblowing;
condotte che possano arrecare un pregiudizio all’interesse pubblico o all’integrità della Società, nei limiti previsti dalla normativa.

Non rientrano nell’ambito della presente procedura:

le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate esclusivamente a interessi di carattere personale della persona segnalante;
le controversie individuali di lavoro;
le richieste relative al proprio rapporto di lavoro o alle proprie condizioni di impiego;
le segnalazioni relative a molestie, discriminazioni o altre problematiche personali che non rientrino nell’ambito oggettivo del D.Lgs. n. 24/2023.

Tali situazioni devono essere gestite attraverso gli specifici canali aziendali previsti.

4- Chi riceve e gestisce le segnalazioni

La Società ha organizzato internamente le attività di ricezione e gestione delle segnalazioni whistleblowing.

La gestione del canale interno è affidata all’Ufficio HR, individuato quale funzione aziendale incaricata della ricezione e della gestione delle segnalazioni.

Il personale dell’Ufficio HR coinvolto nella gestione delle segnalazioni opera nel rispetto dei principi di:

autonomia;
imparzialità;
riservatezza;
protezione dei dati personali.

Le persone coinvolte nella gestione delle segnalazioni devono essere adeguatamente formate in materia di whistleblowing e sulla gestione riservata delle informazioni ricevute.

L’Ufficio HR riceve le segnalazioni, mantiene, ove necessario, le interlocuzioni con la persona segnalante e svolge le attività di verifica e approfondimento necessarie, nel rispetto della normativa applicabile.

Qualora la segnalazione riguardi direttamente una persona appartenente all’Ufficio HR, oppure sussista una situazione di conflitto di interesse che possa compromettere l’imparzialità della gestione, la segnalazione viene affidata dalla Società a un soggetto idoneo e imparziale, individuato in relazione alle circostanze del caso.

Il soggetto incaricato della gestione della segnalazione:

rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento entro i termini previsti dalla normativa;
mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante, ove necessario;
può richiedere eventuali integrazioni o chiarimenti;
svolge le attività di approfondimento necessarie;
fornisce un riscontro alla persona segnalante nei termini e nei limiti previsti dalla normativa.

Al termine delle attività di verifica, la segnalazione può essere archiviata oppure possono essere adottate le eventuali misure ritenute appropriate dalla Società, nel rispetto della normativa vigente.

L’esito della gestione può comportare, a titolo esemplificativo:

l’archiviazione della segnalazione per assenza di elementi sufficienti;
l’adozione di misure organizzative o correttive;
l’avvio di un procedimento disciplinare, ove ne ricorrano i presupposti;
la trasmissione delle informazioni alle autorità competenti, ove previsto o necessario ai sensi della normativa applicabile.

Nel fornire il riscontro alla persona segnalante, la Società evita di comunicare informazioni che possano violare la riservatezza o i diritti delle altre persone coinvolte.

5- canale per le segnalazioni

La Società mette a disposizione un canale interno di segnalazione accessibile attraverso il sito:

https://whistleblowing.alfasoft.it/

La presente procedura illustra il funzionamento del canale, le modalità di presentazione delle segnalazioni, le principali tutele previste dalla normativa e le modalità di gestione delle comunicazioni tra la persona segnalante e il soggetto incaricato della gestione.

5.1- Cos’è questo canale

Il canale whistleblowing è lo strumento interno predisposto dalla Società ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 per consentire la trasmissione di segnalazioni relative a violazioni rientranti nell’ambito di applicazione della normativa.

Il canale è progettato per garantire la riservatezza delle informazioni e dell’identità della persona segnalante.

Il sistema consente inoltre, ove la persona segnalante scelga di non identificarsi, di effettuare segnalazioni anonime e di mantenere le comunicazioni con il soggetto incaricato della gestione attraverso un codice di tracciamento.

5.2- Cosa puoi segnalare

Attraverso il canale interno possono essere segnalate, nei limiti previsti dal D.Lgs. n. 24/2023:

violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea;
condotte illecite rientranti nell’ambito di applicazione della normativa;
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali nei casi previsti dalla legge;
violazioni rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, ove applicabile;
altre violazioni rientranti nell’ambito oggettivo previsto dalla normativa sul whistleblowing.

Attenzione: Il canale non è destinato alla gestione di reclami personali, controversie individuali di lavoro, richieste amministrative o altre questioni che non rientrino nell’ambito di applicazione della normativa sul whistleblowing.

5.3- Come garantiamo il tuo anonimato

Il canale è progettato per tutelare la riservatezza dell’identità della persona segnalante e delle altre persone tutelate dalla normativa.

Il sistema non richiede necessariamente l’indicazione del nome o dell’indirizzo e-mail della persona segnalante.

La persona segnalante può scegliere di effettuare una segnalazione anonima. In tal caso, il sistema consente di mantenere le comunicazioni con il soggetto incaricato della gestione attraverso il codice di tracciamento associato alla segnalazione.

Il canale è inoltre configurato in modo da non acquisire, nell’ambito delle funzionalità applicative del sistema, l’indirizzo IP del segnalante e da non utilizzare cookie di tracciamento.

Le informazioni contenute nelle segnalazioni sono protette mediante misure tecniche e organizzative adeguate e sono accessibili esclusivamente alle persone autorizzate alla gestione delle segnalazioni.

Un consiglio pratico: La persona che desidera mantenere l’anonimato è invitata a evitare di inserire nella segnalazione informazioni che possano consentire di identificarla indirettamente.

5.4- Come inviare una segnalazione

Per effettuare una segnalazione:

accedere alla pagina dedicata alla segnalazione sul sito del canale whistleblowing;
compilare il modulo descrivendo i fatti con il maggior livello di dettaglio possibile;
indicare, ove disponibili, le circostanze rilevanti, le persone coinvolte e gli eventuali testimoni;
allegare, ove disponibili, documenti o altri elementi utili a supporto della segnalazione;
prendere visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali e delle dichiarazioni previste dal modulo;
inviare la segnalazione.

Al termine dell’invio viene generato un codice di tracciamento univoco.

Fondamentale: Il codice deve essere conservato con cura dalla persona segnalante, in quanto costituisce lo strumento necessario per accedere successivamente alla segnalazione e per mantenere le comunicazioni con il soggetto incaricato della gestione.

Il codice di tracciamento non consente, di per sé, di identificare la persona segnalante.

5.5- Cosa succede dopo l’invio

La segnalazione viene presa in carico dal soggetto incaricato della gestione secondo le modalità previste dalla normativa vigente.

Entro 7 giorni dalla data di ricezione viene rilasciato alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione.

Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, o in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, viene fornito un riscontro alla persona segnalante in merito al seguito dato o che si intende dare alla segnalazione.

Nel corso della gestione, il soggetto incaricato può richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti. Le comunicazioni possono essere effettuate attraverso il sistema di messaggistica associato al codice di tracciamento.

5.6- Come verificare lo stato e rispondere

Per verificare lo stato della segnalazione o comunicare con il soggetto incaricato della gestione:

accedere alla pagina “Verifica segnalazione” del sito;
inserire il codice di tracciamento ricevuto al momento dell’invio;
consultare lo stato della segnalazione e gli eventuali messaggi ricevuti;
rispondere alle richieste di chiarimento o aggiungere ulteriori informazioni, ove necessario.

Il codice di tracciamento deve essere conservato con cura. In caso di smarrimento, il recupero della segnalazione potrebbe non essere possibile.

5.7- Segnalazioni Effettuate in buona fede

Le tutele previste dalla normativa sul whistleblowing si applicano alle persone che effettuano una segnalazione nel rispetto delle condizioni previste dalla legge e sulla base di fondati motivi di ritenere veritiere le informazioni segnalate.

La persona segnalante non è tenuta a dimostrare in modo completo la fondatezza dei fatti, ma deve agire con correttezza e buona fede.

Le segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave e con la consapevolezza della falsità delle informazioni possono comportare conseguenze secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dalle disposizioni aziendali applicabili.

5.8- Domande frequenti

Posso segnalare senza rendere nota la mia identità?
Sì. Il canale consente di effettuare segnalazioni anonime. In tal caso, la comunicazione con il soggetto incaricato della gestione può avvenire attraverso il codice di tracciamento associato alla segnalazione.

Posso segnalare indicando la mia identità?
Sì. La persona segnalante può identificarsi nella segnalazione o fornire volontariamente i propri dati. In tal caso, l’identità viene tutelata secondo quanto previsto dalla normativa sul whistleblowing.

Cosa succede se perdo il codice di tracciamento?
Il codice deve essere conservato con cura. In caso di smarrimento, il sistema potrebbe non consentire il recupero della segnalazione o delle relative comunicazioni.

Chi può leggere la mia segnalazione?
La segnalazione è accessibile esclusivamente alle persone autorizzate e coinvolte nella gestione del canale, nel rispetto dei principi di riservatezza e protezione dei dati personali.

Cosa succede se la segnalazione riguarda una persona dell’Ufficio HR?
In presenza di un conflitto di interesse o di una situazione che possa compromettere l’imparzialità della gestione, la segnalazione viene affidata a un soggetto idoneo e imparziale individuato dalla Società.

Posso inviare più segnalazioni?
Sì. Ogni segnalazione viene gestita separatamente e può essere associata a un proprio codice di tracciamento.

6- Riservatezza e anonimato

Le segnalazioni sono gestite nel rispetto della riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e delle persone eventualmente menzionate nella segnalazione, nonché della riservatezza del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante è garantita nei limiti e alle condizioni previste dal D.Lgs. n. 24/2023 e dalla normativa applicabile.

L’identità della persona segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso, salvo i casi espressamente previsti dalla legge.

In particolare, nell’ambito di eventuali procedimenti disciplinari o giudiziari, la rivelazione dell’identità può avvenire nei casi e alle condizioni stabilite dalla normativa vigente, anche in relazione alle esigenze di difesa della persona coinvolta.

Le informazioni relative alle segnalazioni e agli eventuali accertamenti sono accessibili esclusivamente alle persone autorizzate e coinvolte nella gestione.

È possibile effettuare anche segnalazioni anonime.

Le segnalazioni anonime possono essere trattate dalla Società nei limiti e secondo le modalità previste dalla normativa applicabile e dalla presente procedura.

In caso di segnalazione anonima, la Società non conosce l’identità della persona segnalante e, conseguentemente, non può applicare direttamente alcune delle specifiche tutele previste dalla normativa in materia di whistleblowing, incluse quelle relative alla protezione da eventuali ritorsioni.

La riservatezza è tutelata attraverso misure tecniche e organizzative adeguate, nonché attraverso procedure interne volte a limitare la circolazione delle informazioni alle sole persone autorizzate.

7- La gestione dei dati personali

Le segnalazioni ricevute, le attività di approfondimento e le comunicazioni tra la persona segnalante e il soggetto incaricato della gestione sono trattate e conservate nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

I dati personali sono trattati esclusivamente per le finalità connesse alla ricezione, alla gestione e alla valutazione delle segnalazioni e per gli eventuali adempimenti previsti dalla normativa.

I dati personali sono conservati per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo eventuali ulteriori esigenze di conservazione previste dalla legge.

L’accesso ai dati personali e alle informazioni contenute nelle segnalazioni è limitato alle persone autorizzate e coinvolte nella gestione del canale.

Qualora, nel corso delle attività di approfondimento, sia necessario coinvolgere altre funzioni aziendali, le informazioni condivise sono limitate a quanto strettamente necessario per lo svolgimento delle specifiche attività e, ove possibile, sono adottate misure di minimizzazione dei dati personali.

Per ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali è possibile consultare l’informativa privacy dedicata al canale whistleblowing.

8- Tutele e protezioni

La normativa sul whistleblowing prevede specifiche tutele per la persona segnalante e per gli altri soggetti individuati dalla legge.

La persona coinvolta nella segnalazione beneficia delle garanzie previste dalla normativa in materia di riservatezza e protezione dei dati personali, nel rispetto dei propri diritti.

La persona segnalante e gli altri soggetti tutelati dalla normativa sono protetti da eventuali ritorsioni connesse alla segnalazione effettuata nel rispetto delle condizioni previste dalla legge.

Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e che provochi o possa provocare un danno ingiusto.

A titolo esemplificativo, possono costituire ritorsione, ove ricorrano i presupposti previsti dalla normativa:

il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni o del luogo di lavoro;
la riduzione dello stipendio o la modifica dell’orario di lavoro;
la sospensione della formazione o la limitazione dell’accesso alla stessa;
note di merito o referenze negative;
misure disciplinari o altre sanzioni;
intimidazioni, molestie o ostracismo;
discriminazioni o trattamenti sfavorevoli;
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine;
danni alla reputazione o pregiudizi economici e finanziari;
altre condotte espressamente individuate dalla normativa vigente.

9- Sanzioni

Il D.Lgs. n. 24/2023 prevede specifiche sanzioni amministrative, irrogate dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), in caso di violazione delle disposizioni in materia di whistleblowing.

Le sanzioni possono riguardare, nei casi previsti dalla normativa:

la commissione di atti ritorsivi;
la violazione dell’obbligo di riservatezza;
l’ostacolo o il tentativo di ostacolare una segnalazione;
la mancata istituzione o attivazione dei canali previsti dalla normativa;
la mancata gestione di una segnalazione o l’assenza di un’adeguata attività di verifica nei casi previsti;
altre violazioni individuate dal D.Lgs. n. 24/2023.

Sono inoltre previste specifiche conseguenze nei casi di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave e risultate infondate, nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa.

Restano ferme le eventuali responsabilità civili, penali, amministrative o disciplinari previste dalla legge.

10- Canali esterni per le segnalazioni

La normativa prevede la possibilità di effettuare una segnalazione esterna attraverso il canale predisposto dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), al ricorrere delle specifiche condizioni previste dal D.Lgs. n. 24/2023.

La segnalazione esterna può essere effettuata, tra gli altri casi previsti dalla legge, quando:

il canale interno, pur essendo obbligatorio, non è stato attivato o non è conforme ai requisiti previsti dalla normativa;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e questa non ha avuto seguito nei termini previsti;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che una segnalazione interna possa determinare il rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le modalità per effettuare una segnalazione esterna sono disponibili sul sito istituzionale dell’ANAC.

Restano inoltre ferme le possibilità di effettuare denunce alle autorità competenti e di procedere a divulgazioni pubbliche esclusivamente nei casi e alle condizioni previste dalla normativa vigente.

La divulgazione pubblica è soggetta a specifiche condizioni previste dal D.Lgs. n. 24/2023, che devono essere valutate caso per caso.